Les documents du traitement de texte

Quelques caractéristiques :

• Sans redevance
• Aperçu avant impression
• Inclusion d’images ou de logos et utilisation de la couleur
• Vous composez vous-même les textes modèles récupérant les informations en provenance du dossier, du groupage, des clients, fournisseurs, containers, vols… et des paramètres en positionnant ces informations où vous le souhaitez sur l’entière surface du document (haut et bas de page inclus)
• Copier-coller
• Polices et attributs Windows
• Hauts et bas de page
• Justification, cadrage à gauche, à droite, centré (paragraphe par paragraphe)
• Appel de modèles de petite taille (textes partiels, paragraphes) sans limitation à l’intérieur même de modèles
• ...

En somme, un traitement de texte simple et productif...

Locaux ou globaux

Les modèles des documents de traitement de texte peuvent être globaux ou locaux, associés à un type et/ ou un sens de trafic de manière à ne pas encombrer les listes de sélection utilisées quotidiennement par les opérateurs.

Sans limitation

La diversité des documents pouvant être produits est vaste : quelques clients utilisateurs ont déjà créé plus de 300 textes modèles associés. Ces documents récupèrent, dans une grande variété de champs d’insertion, le contenu des éléments du dossier et de son contexte. Il est même possible de créer des champs d’insertion dynamiques récupérant les informations supplémentaires saisies dans la To Do List du dossier.

Noms des documents

L’appellation des documents est automatique. L’utilisateur n’a donc aucun nom ni emplacement à saisir et mémoriser. Lorsque vous travaillez sur un dossier, vous pouvez consulter les documents déjà saisis.

Sortie des documents

Ces documents peuvent être imprimés, exportés au format RTF, envoyés par fax, envoyés par eMail à l’un des contacts du destinataire, qu’il soit client ou fournisseur. Une sortie PDF est également disponible en option.

Les autres documents

Bons d’enlèvement et de livraison

Un très puissant module est capable de gérer le bon d’enlèvement et le bon de livraison.

A l’établissement de celui-ci :

• Le choix parmi les adresses d’enlèvement / livraison du client appelé est proposé
• Le transporteur généralement associé à ce client est appelé par défaut
• Mais il est possible de choisir un autre transporteur habituel doté d’un tarif préétabli ou...
• De saisir un tarif d’affrètement

Le nombre de lignes sur un bon est illimité. Une ligne peut être affectée à un dossier déjà existant ou non encore rattachée à un dossier.
Si le dossier existe, si le bon est taxé, la prévision d’achat est automatiquement générée.
La désaffectation / l’affectation d’une ligne de bon à un dossier est toujours possible, même ultérieurement.

Elle peut l’être depuis la fenêtre :

• des bons
• des prévisions d’achat
• des achats
• du dossier

Un dossier peut avoir un nombre illimité de bons rattachés.

Avis de départ et d’arrivée totalement automatiques

Pour ceux que le « tout automatique » séduit, l’envoi de l’avis de départ / d’arrivée dès lors que l’on est sûr de la date de départ / d’arrivée s’effectue soit par eMail, soit par fax selon les informations liées au client.
Le logiciel tire parti de la langue inscrite sur le client et celui-ci recevra le document dans la langue de son choix (à la condition bien sûr que l’état d’impression pour cette langue ait été préalablement réalisé).

Pré-alertes

Pour tous les types de trafics export, la pré-alerte destinée aux agents à destination récupère automatiquement toutes les informations intéressantes du dossier. Le contenu est modifiable avant l’envoi définitif. Sa langue naturelle est l’anglais.

Les vecteurs de départ sont :

• Fax
• eMail
• Impression papier

Documents douaniers

Avec ou sans interface avec un logiciel de traitement des déclarations, Le logiciel peut stocker les principales caractéristiques des documents douaniers, qu’ils soient ou non valorisés.
A l’issue de la saisie, les prévisions d’achats sont générées (1 0/00 également) et le(s) document(s) rattaché(s) au dossier.
Une option permet des scinder les droits et taxes de la TVA.
Par la suite, en cours de facturation, le programme demande à l’opérateur s’il souhaite facturer les éléments du (des) document(s) douanier(s) non encore rattachés à une facture.
Enfin, un programme de solde automatique des documents permet de pointer les documents où subsiste un déséquilibre entre l’achat et la vente.

D’autres documents pré-formatés

Il est aussi possible d'imprimer :

• Les bons magasiniers
• Les bons de mise à disposition
• Les certificats de sûreté
• Les manifests de douanes
• ...

Liste des dossiers assurés et certificats d’assurance

L’assurance peut également être en partie automatiquement traitée.

• Listing destiné à l’assureur
• Certificat d’assurance
• Automatismes des ventes et des achats
• Contrôles entre les achats et les ventes
• ...