La période opérationnelle, les ODs (options)

Le rapprochement avec la comptabilité

Un module permet de « figer » les chiffres et ainsi de rapprocher ceux-ci de la comptabilité.
Les contrôles et bornages de dates, les clôtures des dossiers constituent déjà des barrières efficaces pour la plupart des organisations.

Dans certains cas cependant, notamment lorsque les chiffres doivent être rendus très rapidement (le 3 de chaque mois par exemple) ou lorsque de nombreux dossiers vivent plusieurs mois, la pose d’une période opérationnelle sur les pièces (comptables et prévisionnelles) permet de conserver des chiffres en l’état :

• Scinder les écritures sur le dossier selon la période concernée. Chaque période sur le dossier possèdera naturellement ses produits et ses charges dégageant une marge partielle cohérente. La marge totale du dossier reste le cumul de ces marges mensuelles. Cette marge globale ou mensuelle peut être visualisée directement sur le dossier, mais également sur de nombreux états ou autres fenêtres
• Lorsque la période opérationnelle est fermée, les écritures relatives à cette période ne bougent plus. Ainsi, 3 jours, 3 mois ou 3 ans après la fermeture de cette période, les chiffres demeurent inchangés

Lorsque la période opérationnelle est fermée, les écritures relatives à cette période ne bougent plus. Ainsi, 3 jours, 3 mois ou 3 ans après la fermeture de cette période, les chiffres demeurent inchangés.

Grâce à ce module, vous conservez la possibilité d’obtenir les rentabilités des groupages et dossiers du mois concerné, mais vous pouvez également extraire les groupages et dossiers qui possèdent des éléments financiers associés la période opérationnelle de ce même mois. Cela peut être le cas de dossiers antérieurs, qui ont des prolongements sur janvier, ou des dossiers postérieurs, dont les premiers éléments financiers sont antérieurs à leur période d’affectation.

Exemple : un dossier maritime ouvert à la mi-janvier, partira début février et arrivera à destination en mars. Trois périodes « financières » seront affectées, alors que le dossier n’appartient qu’à une seule période (celle de son départ ou de son arrivée en général).

Le paramétrage de ce module est réalisable avec beaucoup de précision.

Vous pouvez définir un certain nombre d’options, activables ou pas, comme :

Possibilité de poser une période blanche (il faudra ultérieurement affecter une « vraie » période)
Définir de supers-utilisateurs qui pourront réaliser certaines opérations interdites aux opérationnels
La discrétion du module : le logiciel peut se charger de l’ensemble des affectations de périodes aux éléments financiers qui sont ajoutés, selon les paramètres, sans solliciter l’opérateur ...

Le module de transfert des ODs en comptabilité

Traditionnellement, les pièces comptables sont transférées en comptabilité. Grâce à ce module, les écritures prévisionnelles sont également transférables, en fin de période. Ainsi, vous disposez en comptabilité des écritures réelles et des écritures prévisionnelles. Bien sûr, lors de l’arrivée en comptabilité d’une écriture définitive apurant une écriture prévisionnelle, le rapprochement est effectué et l’OD initiale apurée.